Бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг представляет передачу бухгалтерских функций на обработку сторонней компании или внештатному специалисту. Стороны заключают договор на оказание услуг, регулируя их отношения в соответствии с гражданским законодательством.

Разновидности бухгалтерского аутсорсинга зависят от потребностей компании и включают в себя:

1. Бухгалтерское консультирование: оно может быть как экспертной поддержкой по запросу, так и консультационной помощью в дополнение к другим услугам.
2. Полный аутсорсинг: в этом случае все бухгалтерские операции выполняются аутсорсером.
3. Частичный аутсорсинг: здесь передаются определенные рутинные и трудоемкие задачи.
4. Управление бухгалтерией: главный бухгалтер-аутсорсер управляет всеми операциями, в то время как рутинные функции выполняются внутренними сотрудниками.

Условия, предлагаемые аутсорсинговыми компаниями, могут значительно отличаться. Мы оказываем комплексные услуги, такие как: кадровый учет, сдача отчетности, ведение первичной документации. Но также можем оказывать и дополнительные услуги: юридическое консультирование и сопровождение, подготовка к налоговым проверкам, налоговой оптимизации и другие.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг предоставляет компаниям значительные преимущества:

1. Эффективная специализация. Наша команда объединяет специалистов, каждый из которых обладает глубокими знаниями в конкретных областях, таких как расчет заработной платы, налогов, отчетности, проверка контрагентов и кадровый учет. Также в штате присутствуют юристы по налоговому и корпоративному праву, которые имеют большой опыт не только в судебных спорах с государственными органами, но и постоянно помогают в спорах с недобросовестными контрагентами. Этот подход снижает вероятность возникновения ошибок, так как узкий специалист может эффективно выполнять поставленные задачи, в отличие от сотрудника, занимающегося несколькими областями одновременно.
2. Гибкая заменяемость персонала. При использовании услуг аутсорсинга возможна быстрая замена специалиста в случае его отсутствия по причинам, таким как болезнь или отпуск. Аутсорсинговые компании поддерживают резерв квалифицированных кадров, что гарантирует бесперебойное выполнение задач клиентов.
3. Экономия финансовых ресурсов. Применение услуг аутсорсинга позволяет существенно сократить затраты на налоги, взносы, отпускные, обучение, оборудование для рабочего места и специализированное программное обеспечение. Такой подход экономически выгоден по сравнению с содержанием штатного сотрудника, поскольку клиент может выбирать и оплачивать только необходимый объем услуг, а не полный рабочий день специалиста, чья нагрузка может быть неравномерной.
4. Гарантированное страхование рисков. Аутсорсинговые компании обычно страхуют свою ответственность на значительные суммы. Это обеспечивает возможность компенсации убытков в случае возникновения ошибок. Для предотвращения подобных ситуаций аутсорсинговые компании строго отбирают персонал и внедряют системы контроля качества.
5. Гибкий заказ услуг. Услуги аутсорсинга доступны для заказа в любое удобное время. Это позволяет оперативно решать возникающие проблемы. Однако при выборе аутсорсинговой компании необходимо тщательно проанализировать информацию и условия договора, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Недостатки бухгалтерии на аутсорсинге для небольшой фирмы

Не каждый бизнес готов вовлекать посторонних во внутренние процессы, и это имеет свои обоснования. Аутсорсинг, несмотря на свои плюсы, сопровождается и некоторыми недостатками:

1. Риск финансовых потерь из-за ошибок и недостаточной квалификации. Даже при заключении договора на полное ведение бухгалтерии с аутсорсером компания не освобождается от налоговой, административной, гражданской и даже уголовной ответственности. Опытные аутсорсеры понимают, что даже в идеально отлаженной системе допускаются ошибки. Поэтому наличие страхования рисков является ключевым показателем надежности команды. При работе с отдельным фрилансером будет сложнее проследить за ответственностью, поэтому важно, чтобы эта обязанность была четко определена в договоре.
2. Риск утечки данных через третьих лиц. Важно не только стремиться к экономии, но и выбирать аутсорсера с хорошей репутацией.
3. Репутационные риски. Взаимоотношения с контрагентами могут пострадать, если в документах регулярно обнаруживаются ошибки. Некоторые аутсорсеры берут на себя задачу сбора первичной документации, и здесь также важно поддерживать корректные отношения с партнерами.
4. Расходы за дополнительные услуги. У штатного сотрудника обязанности четко определены в его должностных инструкциях. В случае с аутсорсером функции оговариваются в договоре, и за все, что выходит за рамки этого договора, придется платить дополнительно.
5. Проблемы с передачей базы данных при прекращении сотрудничества. Поэтому не менее важно, чтобы порядок действий при завершении сотрудничества был четко прописан в договоре.
6. Отсутствие возможности контроля процессов. Многие аутсорсинговые компании предоставляют доступ к базам данных, программам и аналитике для постоянного мониторинга текущей ситуации. Однако такой подход далеко не у всех практикуется.

Для кого подходит и не подходит бухгалтерский аутсорсинг

Многое зависит от специфики бизнеса и предпочтений владельца. Иногда руководителям важно наблюдать за процессом и контролировать каждый шаг работника. Также для передачи дел на аутсорсинг необходимо, чтобы все операции проводились в соответствии с законом. Если используются нечестные методы, то аутсорсинговая компания, вероятно, откажется от сотрудничества.

В аутсорсинг чаще всего обращаются:

1. ИП и небольшие предприятия с численностью до 30–40 человек. Нанимать штатного бухгалтера зачастую нерационально из-за небольшого объема учетной работы.
2. Стартапы. Силы направляются на развитие бизнеса, и налоговая отчетность не всегда укладывается в график или не является приоритетом.
3. Крупный бизнес. Рутинные задачи передаются на аутсорсинг, чтобы разгрузить штатных сотрудников.
4. Сезонный бизнес. Содержать штат бухгалтеров круглый год невыгодно.
5. Иностранные компании. Чтобы не разбираться в тонкостях местного законодательства, проще всего довериться профессиональной команде.
6. ИП, у которых нет сложного бухгалтерского учета, иногда проще и дешевле воспользоваться бухгалтерским сервисом для сдачи отчетности. Он поможет заполнить и отправить документы без ошибок, напомнит о сроках сдачи отчетности и проинформирует об изменениях в законодательстве.